5 étapes pour réussir son webinar en ligne

Le webinar est désormais une pratique pour organiser des conférences, formations ou rencontres professionnelles en ligne. Il faut néanmoins un minimum de préparation pour bien s’y prendre. Voici 5 étapes pour réussir un webinaire.

1/Établir un plan

Le webinar, pour bien se dérouler, nécessite l’établissement d’une feuille de route. Tout doit partir d’un thème ou ordre de jour. Selon la durée et le type de séance en ligne, il est préférable de prévoir :

• une ou plusieurs infographies (pour la communication),
• un support ou documentation sur le webinar,
• de courtes pauses de relaxation,
• des séquences de prise de parole des participations.

Si vous êtes plusieurs à animer le webinaire, tous doivent disposer de la documentation et se préparer comme pour un séminaire physique.

2/Préparer la logistique

Le webinar ne peut avoir lieu sans un logiciel de vidéoconférence. Selon celui dont vous disposez, il peut tolérer un nombre donné de conférenciers. Vous pouvez consulter un comparatif des meilleurs logiciels de webinars. Testez les possibilités d’usage une fois le choix effectué en équipe ou avec des proches pour avoir la prise en main.

3/Fixer une date

À ce stade, la date et l’horaire du webinar doivent être définis. N’oubliez pas d’actualiser les informations sur les maquettes en cas de mises à jour au fil du temps.

4/Annoncer le webinar

Un webinaire ne se tient pas seul, c’est un fait. Ceci étant, il faut informer toutes les personnes supposées prendre part à la rencontre une fois l’étape 3 atteinte. Pour une séance à accès libre, utilisez les canaux de communication digitale tels que Linkdin, Facebook, Instagram, YouTube. Lorsque le public est ciblé et identifié, envoyez alors un mail ou un MMS via Whatsapp.

5/Faire un suivi et rappel

Une fois les confirmations d’inscription obtenues, l’effectif des participants est connu. Établissez la liste de présence si certains noms vous échappent. Programmez un rappel de suivi depuis un logiciel. Quelques heures avant le démarrage de la vidéoconférence, envoyez la documentation si indispensable ainsi que le lien de connexion au webinaire.